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La obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil

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La falta de presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil

Las denominadas cuentas anuales son unos documentos societarios en los que se plasma la información financiera de la empresa y cuya finalidad es informar del estado económico de la misma. Son la base que debe informar el proceso de toma de decisiones por parte de los administradores.

Además, proporcionan una información muy valiosa a aquellas personas que tengan interés en conocer la situación de la empresa, bien por tener interés en contratar con ella, bien por haber contratado ya.

societario

¿Qué documentos integran las cuentas anuales?

Las cuentas anuales han de reflejar una información lo más completa posible del estado económico de la empresa. El artículo 254 de la LSC establece el contenido mínimo de las cuentas anuales. Así, la documentación que deben contener (que forma una unidad, que serían las cuentas), es la siguiente:

  1. El balance.
  2. La cuenta de pérdidas y ganancias.
  3. La memoria.
  4. El estado de cambios en el patrimonio neto.
  5. Los flujos de efectivo (según los casos).

Además de lo anterior, en determinados casos, los administradores de la sociedad están igualmente obligados a formular un informe de gestión, que será el encargado de suministrar la información no financiera.

¿Es obligatorio presentarlas en el Registro Mercantil?

El depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil otorga seguridad jurídica al tráfico económico. Genera confianza en relación a la solvencia de aquellas empresas con las que se vaya a tratar.

La formulación de las cuentas anuales es aconsejable para la toma de decisiones estratégicas. Pero, además, es una obligación de los administradores que acarreará consecuencias para los mismos en caso de incumplimiento.

¿Cuándo hay que presentar las cuentas anuales?

Las cuentas anuales han de presentarse en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde que fueron aprobadas. Es importante señalar que la formulación de las cuentas no equivale a la aprobación de las mismas. Es necesario seguir determinadas fases estipuladas en la normativa vigente. Estas fases desembocarán en la aprobación de las cuentas por la Junta General de la sociedad.

Teniendo en cuenta los plazos establecidos en la Ley de Sociedades de Capital para cada fase, el depósito de las cuentas anuales podrá demorarse hasta un máximo de siete meses desde el cierre del ejercicio económico al que se refieran. Todo dependerá del caso concreto.

Consecuencias de la falta de depósito de las cuentas anuales

La falta de depósito de las cuentas anuales en el Registro mercantil conlleva una serie de consecuencias para la empresa:

Cierre de la hoja del Registro Mercantil

Si transcurre un año desde el cierre del ejercicio social sin que se hayan depositado las cuentas anuales de la empresa, se cerrará la hoja del Registro Mercantil relativa a la empresa. Ello implica que no se podrán inscribir la gran mayoría de actos jurídicos que afecten a la misma.

Deterioro de la imagen frente a proveedores y clientes

La falta de cuentas anuales y el cierre del Registro dan una pésima imagen acerca de la gestión de la sociedad. Una empresa que incumple sus obligaciones en materia de gestión y administración genera de todo menos confianza. Pensémoslo un segundo, ¿nos atreveríamos a contratar con quien esconde su situación patrimonial?

Sanciones económicas

El artículo 283 de la LSC se encarga de establecer el régimen sancionador. La falta de depósito de las cuentas anuales dará lugar a la imposición de multas por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa tramitación del correspondiente expediente.

El importe de las sanciones puede variar desde un mínimo de 1.200 euros hasta un máximo de 60.000 euros por cada año de retraso.

Responsabilidad personal de los socios

Es lo que se denomina responsabilidad societaria. Los administradores de la sociedad responden frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales con carácter solidario. Para ello, será preciso que hayan causado un daño por actos u omisiones contrarios a:

  1. La ley.
  2. Los estatutos sociales.
  3. Los deberes inherentes al desempeño de su cargo.

La falta de presentación de las cuentas anuales no determina por sí sola la responsabilidad de los administradores, pero puede constituir un indicio relevante a la hora de extender la responsabilidad.

Además de ello, si la empresa entrase en concurso acreedores, podría calificarse como culpable al haber dolo o culpa grave de los administradores.

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